Secrétaire médicale : En présentiel ou en freelance



J'ai toujours été passionnée par la biologie humaine, fascinée par tous ces professionnels de santé qui sauvent des vies, soignent, entourent et améliorent le quotidien des malades : médecins, chirurgiens, infirmiers, sages-femmes, puéricultrices, la liste n'est pas exhaustive !

Malheureusement je n'en avais pas l'étoffe, car d'un point de vue pratique, je ne me sentais pas assez forte face à la vue du sang ! Rédhibitoire non?

Au lycée, au moment de choisir ma spécialisation et décider de mon parcours universitaire, j'ai choisi de devenir laborantine, mais mon conseiller d'orientation m'en a dissuadée : j'étais trop faible en mathématiques !


Je suis restée en section littéraire, plus habile avec les lettres qu'avec les chiffres, ce qui m'a conduit à passer un BAC PRO Secrétariat puis, pour me rapprocher du domaine médical à suivre une formation diplômante de secrétaire médicale !


Et là, j'avoue que j'étais à ma place : travailler en milieu médical, assister le médecin, le voir exercer et apprendre de sa façon de travailler, rédiger des comptes rendus médicaux, m'informer, comprendre tout en gardant ma place d'observatrice a été pour moi un parcours enrichissant!

Mais le contact avec les patients, la relation que nous pouvons créer avec lui est encore plus rémunérateur!


Notre mission

Outre les taches liées au cabinet et son administratif, la mission la plus importante est le lien important entre le professionnel et santé et le patient !


J'ai appris de ces années d'expérience à être plus à l'écoute, plus bienveillante et plus patiente !

Les demandes, les inquiétudes, le stress que le patient rencontre avant ou après une consultation, un diagnostic, les pousse à se confier à la secrétaire.

Notre rôle est d'entendre, renseigner sur ce qui a pu être mal compris, se faire l'intermédiaire entre le médecin et le patient.

Les aider dans la compréhension des documents qui leur sont remis, lire un consentement éclairé, expliquer un traitement, mettre à jour leur données avec leur centre de sécurité sociale, leurs mutuelles, les guider dans leur choix.

Notre approche est empathique, mettre en confiance et apporter une aide à des moments difficiles est l'enjeu de notre relation avec le patient.


Les mêmes missions :


Il y a bientôt 8 ans, j'ai créé mon entreprise de secrétaire médicale en freelance !

Je ne travaille plus pour un professionnel de santé mais plusieurs.

Je gère la partie qui me plait le plus alors que pour d'autres c'est la partie la plus ennuyeuse : l'accueil téléphonique et la prise de rendez-vous et la prise en note de leurs demandes que je transmets au professionnel (renouvellement d'ordonnances, résultats d'analyses, complément d'informations, inquiétude sur des effets secondaires liées à un traitement en cours, questions diverses et variées).


Je vous livre ici quelques types de demandes que je rencontre au quotidien.

Je ne peux pas citer tous les professionnels de santé, il y en aurait pour plusieurs chapitres !

Quelques exemples :


Que ce soit pour un médecin généraliste, un urologue, un pneumologue un chirurgien esthétique ou un pédicure-podologue, un ostéopathe (entre autre), tous les jours j'apprends de nouvelles choses, je m'intéresse aux techniques de soins, je m'informe, je fais des recherches personnelles, afin de ne pas rester stupide lorsqu'un patient demande quelques précisions et pour éviter de déranger le professionnel de santé déjà bien occupé par ses consultations.


Au niveau de la prise de rendez-vous, tout l'art consiste à les placer au bon moment par rapport à son ordre d'importance : un renouvellement de traitement n'est pas aussi urgent qu'un enfant qui a 40° de fièvre.

Les questions récurrentes :


Au téléphone comme en présentiel, les demandes sont les mêmes :

Le rôle de secrétaire pour une permanence téléphonique médicale est de discerner les demandes pour évaluer le rendez-vous, éviter toute erreur d'appréciation en posant les bonnes questions.


Pour un pédicure-podologue, il est important de poser les bonnes questions sur le type de rendez-vous à proposer : Est-ce pour de la podologie ou de la pédicurie ?

Et si c'est pour de la pédicurie, est-ce que le patient est diabétique? Si oui, de quel grade? Beaucoup ne savent pas que selon le cas les soins sont pris en charge par la sécurité sociale. Un diabétique qui souffre d'ongle incarné ou d'autre blessure au pied, nécessite qu'un rendez-vous soit placé en urgence.

Pour ce qui est de la création de semelles orthopédiques, une ordonnance est nécessaire, et si le patient a des examens médicaux avec imagerie de son dos, de son bassin ou de ses pieds, selon le cas, ceux-ci peuvent aider à la confection des semelles car le podologue tiendra compte de ce que celles-ci livreront.


Les types de rendez-vous médicaux, chez un médecin généraliste étant plus vastes sont d'autant plus complexes!

Savoir juger une importance d'une urgence repose sur notre capacité à poser les bonnes questions et éventuellement diriger directement le patient vers le SAMU ou les urgences médicales si nécessaires.

Demander une ordonnance, un arrêt de travail, poser des questions sur le covid 19, connaitre l'avis du médecin sur un résultat des dernières analyses, demander un bon de transport, renouveler son 100% sont des demandes récurrentes de la part de la patientèle .

Il faut parfois toutefois regarder l'historique des derniers rendez-vous du patient afin d'en proposer un nouveau si cela s'avère être ancien, plutôt qu'une demande à transmettre.

Un enfant malade, une personne souffrant de certaines pathologies, un patient dépressif, un malade hypocondriaque qui vient plusieurs fois par semaine sont des personnes à entendre avec beaucoup d'intérêt.

Il y a des règles à connaitre avec le médecin pour lequel on travaille, sa façon de travailler, l'importance étant de toujours fonctionner en étroite collaboration avec lui.

D'où l'importance de bien connaitre les habitudes de ce dernier et de communiquer beaucoup : certains préparent les ordonnances et les dépose au cabinet dans une bannette prévue à cet effet, d'autres préfèrent les faxer directement à la pharmacie quand d'autres préfèrent les remettre en main propre.


Lorsque l'on gère la permanence téléphonique d'un ophtalmologue, le discernement est également important.

Un patient qui se plaint d'apparitions dans son œil de "flashs lumineux" n'est pas à prendre à la légère et peut constituer un cas grave de décollement de rétine, un rendez-vous dans la journée est nécessaire.

Les rendez-vous pour des lunettes sont moins urgentes, en cas de nécessité le patient peut contacter son opticien s'il a besoin de les renouveler.

Les patients qui ont des traitements réguliers pour certaines pathologies sont à positionner de façon régulière et rapprochée, des examens spécifiques ont leur protocole qu'il faut annoncer au patient comme par exemple l'examen du fond d'œil : le patient ne pourra pas conduire son véhicule ensuite car sa vue sera troublée pendant quelques heures.


Les patients âgés sont plus enclins à avoir un jour une cataracte ou d'autres maladies de la rétine, dans ce cas les questions sont souvent les mêmes et correspondent à une grosse inquiétude de leur part, notre rôle est de les rassurer, ce sont des chirurgies courantes que les ophtalmologues gèrent de mieux en mieux.

Pour un pneumologue allergologue, les demandes que l'on peut entendre vont aussi bien de l'allergie à l'asthme, l'apnée du sommeil, des pathologies du poumon, jusqu'aux bronchopneumopathies chroniques obstructives (ou BPCO) qui nécessitent des protocoles bien précis que le médecin nous charge, nous, les secrétaires à faire respecter.

Les règles sont les mêmes pour chaque spécialisation : le respect des consignes du professionnel de santé, la bonne connaissance du fonctionnement du cabinet et des traitements pratiqués et l'écoute attentive du patient.


En règle générale, on ne peut pas confier un accueil téléphonique médical à quelqu'un qui n'a pas ces bases et qui n'est pas un minimum empathique et attentif ! Le discernement et les bonnes connaissances qu'elle a apprise durant sa formation sont essentielles à la bonne réalisation de son métier sans jamais outrepasser ses fonctions. Ne jamais oublier que c'est le professionnel de santé qui prend toute décision qui ne sera pas de notre ressort ! S'en remettre à lui au moindre doute !

Pour terminer : discrétion, secret professionnel est bien sûr une règle incontournable pour exercer ce métier !



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